Poniższe wskazówki uczynią Wasze zebrania bardziej efektywnymi i mniej czasochłonnymi.

• Grupa powinna być jak najmniejsza – decyduje kryterium „powinien tu być”.
• Mniejsze grupy osiągają więcej i czynią to w krótszym czasie. Zwykle są również bardziej ukierunkowane.
• Wszyscy uczestnicy powinni otrzymać porządek obrad z dużym wyprzedzeniem; powinni również znać podstawowy cel zebrania.
• Organizuj zebrania jedynie, gdy jest to niezbędnie konieczne ponieważ zebrania angażują kilka osób, wymagają przemieszczenia ich oraz czasu na przygotowanie.
• Zawsze bądź świadomy kosztów odbycia zebrania biorąc pod uwagę czas poświęcony przez jego uczestników, w tym czas osoby odpowiedzialnej za sprawy organizacyjne.
• Jasno określ czas rozpoczęcia i czas zakończenia.
• Wcześniej wybierz przewodniczącego, osoby które dokonają prezentacji oraz tematy do omówienia.
• Zapoznaj osoby dokonujące prezentacji z tematami, czasem przeznaczonym na każdą prezentację oraz kolejnością wystąpień.
• Zebrania powinny być ciekawe i nie należy odbywać ich stale według jednego schematu.
• Czuwaj nad realizacją porządku obrad.
• Staraj się eliminować, lub przynajmniej ograniczać do minimum rozmowy o sprawach nieistotnych.
• Zakończ spotkanie, gdy tylko porządek obrad zostanie zrealizowany.
• Nie przesadzaj z ilością tematów do omówienia. Po zebraniu uczestnicy powinni mieć poczucie osiągnięcia czegoś wspólnie.
• Nie zezwalaj na wtrącenia. Zaplanuj przerwę – poinformuj sekretarza o czasie, w którym ona się odbędzie, jak również, że wszystkie ważne wiadomości, zapytania i odpowiedzi odbywać się będą w czasie przerwy.
• Zebrania odbywane przed samym końcem dnia, lub zaraz przed lunchem zwykle trwają krócej.
• Nie odbywaj zebrań połączonych z lunchem.
• Zebrania mające odbyć się poza biurem powinny mieć miejsce z samego rana, lub pod koniec dnia.
• Uczyń jedną osobę odpowiedzialną za pomieszczenie, sprzęt, materiały, usadzenie uczestników.
• Zebrania mogą być nieformalne, ale efektywne.
• Należy spisywać protokół z każdego zebrania, który powinien być przekazany uczestnikom jak najszybciej po jego odbyciu. Podjęte decyzje, zaplanowane działania oraz osoby odpowiedzialne powinny być odpowiednio zaznaczone.
• Dokonuj oceny każdego zebrania pod względem osiągniętych zamierzeń oraz możliwości poprawy.
• Z zasady każde zebranie powinno być jak najkrótsze. Jeśli zebranie ma trwać całe przedpołudnie, popołudnie czy dzień – zaplanuj kilka krótkich przerw.
• Zebrania powinny być przyjemne, ale mieć atmosferę biznesową.
• Zebrania powinny zaczynać się o czasie.
• Zawsze dzwoń, aby potwierdzić swój udział w spotkaniach, na które zostałeś zaproszony.
• Każdy uczestnik powinien być przygotowany.
• Podejmij działanie natychmiast po odbyciu zebrania.
• Każdy powinien być odpowiedzialny za realizację porządku obrad.
• Bierz udział tylko w tej części zebrania, która wymaga twojej obecności.
• Ograniczaj do minimum powtarzanie tych samych tematów.